Assistenz des Geschäftsführers (w/m/d)

Die Gesellschaft im Wandel gGmbH wurde 2020 von dem Sozialunternehmer Shai Hoffmann gegründet Mit innovativen Bildungs- und Dialogformaten schafft sie Räume, in denen Menschen unterschiedliche Perspektiven wahrnehmen, eigene Positionen reflektieren und gesellschaftliche Widersprüche gemeinsam aushalten und verhandeln können. So stärkt sie Dialogfähigkeit und demokratische Handlungskompetenz. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Bildungsarbeit zu Israel und Palästina.

Mit dem Wachstum unserer Organisation wachsen auch die Anforderungen an eine gute interne Organisation. Unser Geschäftsführer ist viel unterwegs, in vielen Gesprächen und meistens mitten im Geschehen. Damit zwischen Terminen, Reisen und neuen Ideen alles gut zusammenläuft, wünschen wir uns eine Assistenz, die seinen Arbeitsalltag mit Überblick, Organisationstalent und Freude am Koordinieren begleitet.

Deshalb suchen wir zur Verstärkung unseres Teams ab 1.12.2026 eine*n

Assistenz des Geschäftsführers (w/m/d)

(mit Hauptwohnsitz in Berlin, hybrid, Teilzeit ca. 30 Stunden/Woche, befristet mit der Perspektive einer langfristigen Zusammenarbeit)

Deine Rolle

Du arbeitest eng und vertrauensvoll mit unserem Gründer und Geschäftsführer Shai Hoffmann zusammen und organisierst seinen vielseitigen und terminintensiven Arbeitsalltag vorausschauend und eigenständig. Als Geschäftsführer, Aktivist und Person des öffentlichen Lebens ist Shai viel unterwegs, in Gesprächen und auf Veranstaltungen. Du behältst den Überblick, denkst voraus und erkennst, was organisiert, geklärt oder nachgehalten werden muss.

Du übernimmst Verantwortung für die Organisation rund um seine Rolle und sorgst dafür, dass Termine, Informationen, Kommunikation und Prozesse gut zusammenlaufen. Mit dem Wachstum der GiW entwickelst du diese Strukturen gemeinsam mit Shai, der stellvertretenden Geschäftsführung und dem Team proaktiv weiter und sorgst für gute Informationsflüsse und klare Abläufe. Anteilig übernimmst du außerdem Aufgaben der Teamassistenz und des Office-Managements.

Dein Profil

Für diese Rolle ist uns weniger ein bestimmter Studienabschluss wichtig als deine Erfahrung, deine Arbeitsweise und dein Verständnis von guter Assistenz. Du hast Freude daran, dass andere gut arbeiten können, weil du Dinge im Blick behältst, mitdenkst und zuverlässig organisierst. Gleichzeitig möchten wir Abläufe nicht einfach nur verwalten, sondern kontinuierlich besser machen. Dafür wünschen wir uns jemanden mit Eigeninitiative, einem guten Gespür für Menschen und einer positiven Grundhaltung – freundlich, zugewandt und unkompliziert, auch wenn gerade viel gleichzeitig passiert.

Unsere Arbeit findet zudem in einem gesellschaftlich hochpolarisierten Themenfeld statt. Damit können intensive öffentliche Debatten, kritische Anfragen und Phasen mit besonderer Dynamik verbunden sein. Wir suchen deshalb jemanden, der auch in solchen Situationen professionell und besonnen bleibt, Prioritäten im Blick behält und Shai organisatorisch zuverlässig den Rücken freihält.

Du passt deshalb besonders gut zu uns, wenn du …

• bereits als Assistenz, Executive Assistant, Teamassistenz, Office Manager*in oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle gearbeitet hast,
• außergewöhnlich gut darin bist, viele parallele Themen und Termine zu strukturieren und den Überblick zu behalten,
• vorausdenkst, Handlungsbedarf früh erkennst und Dinge eigenständig anstößt,
• Freude daran hast, anderen das Arbeiten leichter zu machen, und Assistenz als professionelle, eigenständige Rolle verstehst,
• gut einschätzen kannst, was dringend ist, was warten kann, was du selbst entscheiden kannst und wann Abstimmung notwendig ist,
• freundlich, verbindlich und klar kommunizierst – auch wenn es hektisch wird,
• Prozesse gerne pragmatisch verbesserst, statt unnötig komplizierte Systeme aufzubauen,
• digitale Tools sicher nutzt und dich schnell in neue Systeme einarbeitest,
• sehr gute Deutschkenntnisse und ein gutes schriftliches Ausdrucksvermögen mitbringst und
• zuverlässig und diskret mit vertraulichen Informationen umgehst.

Für die enge Zusammenarbeit mit Shai solltest du dich außerdem in einem dynamischen Arbeitsalltag wohlfühlen: Termine verschieben sich, neue Themen kommen hinzu und Prioritäten verändern sich. Du behältst auch dann den Überblick, bleibst lösungsorientiert und sorgst dafür, dass wieder Struktur entsteht.

Deine Aufgaben

Assistenz für Shai

• Eigenständige und vorausschauende Organisation von Shais Kalender sowie Koordination und Priorisierung interner und externer Termine
• Vorbereitung von Terminen und Sicherstellung, dass relevante Informationen und Unterlagen rechtzeitig vorliegen
• Organisation von Reisen, Veranstaltungen und externen Verpflichtungen
• Vorbereitung von Korrespondenzen sowie Sichtung und Strukturierung eingehender Anfragen
• Nachhalten von Absprachen, Fristen und offenen To-dos
• Organisation wiederkehrender Termine und Routinen
• Vorausschauendes Erkennen von organisatorischem Handlungsbedarf
• Verlässlicher und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen

Prozesse & Zusammenarbeit

• Weiterentwicklung der organisatorischen Abläufe rund um Shai und seine Zusammenarbeit mit dem Team und externen Partner*innen
• Aufbau verlässlicher Routinen und Informationsflüsse
• Proaktives Erkennen und Lösen organisatorischer Engpässe und unnötig komplizierter Abläufe
• Entwicklung einfacher Systeme, mit denen Aufgaben, Entscheidungen und Absprachen zuverlässig nachgehalten werden
• Unterstützung bei einer sinnvollen Strukturierung und Delegation von Aufgaben

Teamassistenz & Office-Management

• Organisation von Teamterminen, Klausuren und internen Veranstaltungen
• Unterstützung bei wiederkehrenden organisatorischen Abläufen sowie beim On- und Offboarding
• Pflege zentraler Übersichten, Vorlagen und organisatorischer Informationen
• Unterstützung bei Büroorganisation, Bestellungen und der Zusammenarbeit mit externen Dienstleister*innen
• Ansprechpartner*in für organisatorische Fragen im Arbeitsalltag und pragmatische Lösungen, wenn etwas organisiert werden muss

Das erwartet dich bei der GiW

• Eine zentrale Vertrauensposition in enger Zusammenarbeit mit unserem Gründer und Geschäftsführer Shai Hoffmann sowie der stellvertretenden Geschäftsführung Anne Dehmel und dem Team
• Eine neu zugeschnittene Assistenzrolle mit einem klaren organisatorischen Profil und viel Eigenständigkeit
• Viel Raum, Strukturen und Abläufe unkompliziert aktiv weiterzuentwickeln und mit unserer Organisation mitzuwachsen
• Eine gute technische Ausstattung
• Vertrauensarbeitszeit und die Freiheit, deine Arbeitszeit im Rahmen gemeinsamer Absprachen flexibel und hybrid zu gestalten
• Ein strukturiertes Onboarding und eine enge Einarbeitung
• Ein wertschätzendes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche
• Eine Vergütung in Anlehnung an TVöD E9
• Unser Büro in der Malzfabrik mit Bürohündin Maple

Bewerbung

Auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, freuen wir uns auf deine Bewerbung. Wir sind überzeugt, dass vielfältige Perspektiven und unterschiedliche Erfahrungen unsere Organisation stärken. Für diese Position interessiert uns besonders, wie du arbeitest: Wie organisierst du komplexe Arbeitsalltage? Wie behältst du bei vielen parallelen Themen den Überblick? Und was verstehst du unter einer professionellen Assistenzpersönlichkeit?

Bitte sende deine Bewerbung mit Motivationsschreiben inklusive deiner Antworten auf die oben genannten Fragen, Lebenslauf und relevanten Arbeitszeugnissen in einer Datei an Anne Dehmel unter bewerbung@gesellschaftimwandel.org. Sie steht dir dort auch für Rückfragen zur Verfügung.

Unser Auswahlverfahren umfasst in der Regel mindestens zwei Gespräche: Nach einem ersten Kennenlernen (ggf. online) laden wir ausgewählte Bewerber*innen zu einem zweiten Gespräch mit einer kleinen, praxisnahen Aufgabe ein. Diese dient dazu, gegenseitig zu prüfen, ob Arbeitsweise, Erwartungen und Zusammenarbeit gut zueinander passen. Die Zweitgespräche finden ab dem 2. November 2026 vor Ort statt.

Wir sichten Bewerbungen fortlaufend und empfehlen daher eine frühzeitige Bewerbung.